Quy trình 5S là một phương pháp quản lý tổ chức công việc được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hiện nay. Với mục tiêu tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và hiệu quả, 5S không chỉ giúp cải thiện quy trình làm việc mà còn tạo cơ sở nền tảng cho việc áp dụng phương pháp Kaizen – một khái niệm quan trọng trong sản xuất tinh gọn.
Quy trình 5S và Kaizen: Đồng đạo, tương tác
Kaizen là một khái niệm trong sản xuất tinh gọn, đại diện cho sự cải tiến liên tục. Quy trình này yêu cầu doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm những thay đổi nhỏ để cải thiện quy trình làm việc theo thời gian. Để làm điều này, mọi nhân viên trong doanh nghiệp đều cần tham gia và nỗ lực gia tăng hiệu suất công việc hàng ngày.
Tương tự như Kaizen, 5S cũng nhằm mục tiêu cải thiện quy trình làm việc, tuy nhiên cách thức thực hiện của 5S là tăng cường tính tổ chức và hiệu quả. Nói cách khác, 5S tạo cơ sở nền tảng cho doanh nghiệp áp dụng phương pháp Kaizen. Một khi hình thành hệ thống tổ chức công việc hiệu quả, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tìm kiếm các cơ hội cải thiện quy trình làm việc.
Nguồn gốc của 5S: Tinh gọn sản xuất Toyota
Quy trình 5S được ứng dụng lần đầu trong Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS) bởi đội ngũ lãnh đạo công ty vào khoảng đầu và giữa thế kỷ 20. Toyota Production System (Hệ thống Sản xuất Toyota), còn được biết đến như Lean Manufacturing (Sản xuất tinh gọn), ra đời với mục tiêu gia tăng giá trị của sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng. Điều này được thực hiện bằng cách xác định và loại bỏ những phần không cần thiết trong quá trình sản xuất.
Quy trình Sản xuất tinh gọn sử dụng nhiều công cụ như 5S, Six Sigma, kaizen, kanban, gemba, jidoka, heijunka và poka-yoke. Trong đó, 5S được coi là phần nền tảng quan trọng của Hệ thống Sản xuất Toyota. Nếu không có một không gian làm việc hoàn toàn sạch sẽ và có tổ chức, việc duy trì hiệu quả làm việc sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Một môi trường làm việc bừa bộn và lộn xộn làm tăng nguy cơ sai sót, làm chậm quá trình sản xuất và thậm chí gây tai nạn – tất cả đều làm gián đoạn công việc và ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.
Nhờ hình thành một cơ sở nền tảng có hệ thống, doanh nghiệp có thể đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra đúng như mong muốn.
Lợi ích của 5S: Sắp xếp công việc hiệu quả
Dưới đây là một số lợi ích chính khi áp dụng quy trình 5S:
- Quản lý thời gian tốt hơn: Loại bỏ những vật dụng không cần thiết và sắp xếp lại các dụng cụ quan trọng giúp giảm tình trạng đồ đạc lộn xộn. Nhân viên chỉ cần dành ít thời gian hơn để tìm kiếm những đồ dùng cần thiết, từ đó tập trung làm việc hiệu quả hơn.
- Ít lãng phí không gian: Loại bỏ những đồ dùng không cần thiết giúp tận dụng tối đa không gian làm việc và nguồn lực, từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Giảm tỷ lệ thương tật: Tổ chức và dọn dẹp thường xuyên giúp giảm nguy cơ tai nạn khi người lao động di chuyển trong không gian làm việc.
- Giảm thời gian không sử dụng thiết bị: Bảo trì thiết bị sẽ trở nên đơn giản hơn nếu chúng được giữ sạch sẽ, kiểm tra thường xuyên và sử dụng đúng cách. Điều này giúp ngăn chặn hoàn toàn các lỗi lớn.
- Cải thiện tính nhất quán và chất lượng: Tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc giúp giảm thiểu sai sót và cải thiện năng suất làm việc. Ứng dụng quy trình 5S trong quản lý chất lượng được rất nhiều doanh nghiệp đánh giá cao vì tầm quan trọng của nó.
- Nâng cao tinh thần nhân viên: Khi nguyên tắc 5S được áp dụng hiệu quả, nhân viên cảm nhận được sự coi trọng đóng góp của mình. Điều này giúp họ tự hào về công việc và quan tâm đóng góp cho công ty.
Những lợi ích trên đã được ghi nhận tại nhiều tổ chức khác nhau. Ví dụ, ĐH Georgia đã áp dụng quy trình 5S và giảm khoảng cách di chuyển để xử lý nguồn cung tới 83%, tiết kiệm từ 7.000-10.000 đô la chi phí lao động mỗi năm. Tương tự, một bệnh viện đã sử dụng nguyên tắc 5S để giảm 37% thời gian chuẩn bị trong phòng mổ và tiết kiệm khoảng 2,8 triệu USD mỗi năm.
Quy trình 5S là một công cụ mạnh mẽ để cải thiện hiệu suất và sắp xếp công việc hiệu quả. Với ứng dụng đúng và chắc chắn, doanh nghiệp có thể tận dụng toàn bộ tiềm năng của mình và đạt được sự tăng trưởng bền vững.
Đọc thêm: Quản trị hiệu suất – Bí quyết thành công của doanh nghiệp
