Xin chào các bạn! Hiện nay, việc sử dụng dữ liệu bản mềm ngày càng phổ biến. Để biến các tài liệu cứng thành dữ liệu mềm, chúng ta cần sử dụng quy trình scan. Vậy scan là gì? Bản scan có công dụng như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu các bước để scan ảnh và tài liệu trong bài viết dưới đây!
Scan – Chuyển đổi tài liệu thành dữ liệu mềm
Scan là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ giấy tờ, tài liệu (như tạp chí, văn bản,…) hoặc hình ảnh trên giấy thành hình ảnh, dữ liệu, file được lưu trữ trên máy tính, điện thoại. Scan hoạt động ngược lại với photocopy. Nếu photocopy chuyển văn bản, hình ảnh từ bản mềm thành bản cứng, thì scan chuyển giấy tờ bản cứng thành bản mềm. Quá trình scan giúp lưu trữ và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn.
Thiết bị scan hoạt động tương tự với máy photocopy, sử dụng cường độ sáng phản xạ để thu lấy hình ảnh điện tử của một trang giấy, sau đó biến thành thông tin dạng số và lưu trữ trên máy tính, điện thoại.
Scan ảnh và tài liệu – Đơn giản và hiệu quả
Để hiểu rõ hơn về scan, hãy cùng tìm hiểu scan ảnh là gì, scan tài liệu là gì.
Scan ảnh và tài liệu là quá trình chuyển đổi tấm ảnh, các loại tài liệu (như sách, văn bản, hợp đồng…) thành file dữ liệu trên máy tính để dễ dàng chuyển đổi, tìm kiếm và lưu trữ mãi mãi. Với scan, bạn không phải lo lắng về mất mát, phai màu hay rách, đồng thời giúp bảo mật dữ liệu tốt hơn.
Đối với các doanh nghiệp hoạt động lâu năm, việc lưu trữ công văn, hợp đồng và hồ sơ là vô cùng quan trọng. Scan tài liệu giúp giảm thiểu nguy cơ mất mát và hư hỏng. Ngoài ra, việc scan tài liệu còn tiết kiệm không gian lưu trữ và thuận tiện cho việc tìm kiếm và quản lý tài liệu. Đặc biệt, scan tài liệu là một giải pháp hữu ích khi làm việc từ xa trong thời gian dịch bệnh.
Sau khi hoàn thành quá trình scan, chúng ta sẽ có file scan. File scan là gì? Sau khi scan, file sẽ được lưu trữ trên máy tính và có thể có định dạng PDF hoặc định dạng khác. File scan giúp doanh nghiệp và nhân viên tiện lợi trong việc quản lý và sử dụng dữ liệu.
Công dụng của Scan
Scan mang lại nhiều công dụng hữu ích cho chúng ta, bao gồm:
1. Lưu trữ tài liệu quan trọng
Thời gian trôi qua, doanh nghiệp cần sử dụng một khoảng không gian lớn để lưu trữ tài liệu. Tuy nhiên, phương pháp truyền thống này thường gặp vấn đề mất mát tài liệu, đặc biệt là đối với tài liệu cũ. Scan giúp số hóa và lưu trữ các tài liệu một cách dễ dàng trên máy tính, tránh mất mát và tiết kiệm không gian.
2. Bảo đảm an toàn thông tin
Sau khi scan, tài liệu sẽ được lưu dưới dạng file PDF và có thể được bảo mật bằng cách cài đặt mã truy cập. Chỉ những người được cấp quyền truy cập mới có thể xem và sử dụng tài liệu.
3. Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng
Scan giúp chuyển đổi tài liệu từ bản cứng thành file mềm trong máy tính, giúp việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn. Bên cạnh đó, tài liệu đã scan có thể được chia sẻ qua email, đám mây hoặc các ứng dụng khác, giúp bạn tiếp cận dễ dàng thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi.
4. Cải thiện hiệu suất làm việc
Phương pháp lưu trữ truyền thống tốn thời gian tìm kiếm tài liệu. Với việc scan, tài liệu được lưu trữ linh hoạt, giúp việc tìm kiếm nhanh chóng và tiết kiệm thời gian cho nhân viên, tạo điều kiện cho việc xử lý công việc khác.
Các bước scan
Bước 1: Đặt tài liệu vào máy scan
Kết nối máy tính với máy scan, mở nắp máy scan, đặt tài liệu hoặc ảnh cần scan lên mặt kính theo vị trí đánh dấu trên máy.
Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm
Mở phần mềm scan để điều chỉnh các thiết lập scan theo ý muốn (trắng đen hoặc màu, kích thước, v.v.). Sau đó, nhấn nút scan trên phần mềm hoặc máy scan.
Sau khi scan xong, phần mềm sẽ cung cấp các tùy chọn chỉnh sửa khác như xoay ảnh. Bạn có thể lưu file scan theo định dạng mong muốn hoặc mặc định.
Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu
Sau khi scan xong, bạn có thể sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi file thành PDF hoặc ghép lại thành tài liệu có nhiều trang. Bạn cũng có thể chỉnh sửa hình ảnh như độ sáng, độ nét, v.v.
Như vậy, qua bài viết này, chúng ta đã hiểu rõ về scan, công dụng của scan và các bước để scan tài liệu hoặc ảnh. Đừng quên áp dụng kiến thức này vào công việc của mình. Chúc các bạn thành công!
Đọc thêm về scan và các dịch vụ tại Văn Phòng Tuyển Sinh Y Dược Hà Nội.
