Bạn đang tìm hiểu về Microsoft Access và cách sử dụng phần mềm này? Với Access, bạn có thể dễ dàng tạo và quản lý các cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp với các chức năng đa dạng. Vào bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá Microsoft Access là gì và cách sử dụng nó nhé!
Microsoft Office Access là gì?
Microsoft Office Access, được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản là Access, là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ được Microsoft giữ bản quyền. Access thường được sử dụng cùng với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được dùng rộng rãi trên các máy tính cài hệ điều hành Windows.
Access sử dụng Microsoft Jet Database Engine và là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office, được sử dụng rộng rãi trên các hệ điều hành Windows. Với Access, bạn có thể cập nhật, chỉnh sửa thông tin nếu cần thiết và xuất dữ liệu báo cáo. So với Microsoft Excel, Access cho phép thực hiện các tác vụ phức tạp hơn và làm việc với một lượng thông tin lớn hơn.
4 đối tượng chính trong Microsoft Access
Microsoft Access cung cấp 4 đối tượng chính để bạn tạo ra và quản lý cơ sở dữ liệu theo nhu cầu của mình.
1. Bảng
Bảng là đối tượng cơ sở dùng để lưu trữ dữ liệu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi bảng bao gồm nhiều cột và hàng, chứa thông tin về các chủ thể nhất định. Bạn có thể điều chỉnh kiểu dữ liệu giữa các hàng và cột theo nhu cầu sử dụng.
2. Biểu mẫu
Biểu mẫu là đối tượng hỗ trợ quá trình nhập, sửa đổi và hiển thị thông tin thuận tiện, dễ dàng. Nó cũng có thể được sử dụng để điều khiển một ứng dụng. Biểu mẫu giúp dữ liệu đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán và có tổ chức. Bạn có thể ứng dụng biểu mẫu để hướng dẫn người dùng cung cấp dữ liệu chính xác và đúng định dạng.
3. Truy vấn
Truy vấn là đối tượng cho phép bạn tìm kiếm, sắp xếp và truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Khi tạo truy vấn, bạn cần lựa chọn các điều kiện cụ thể để tìm kiếm chính xác dữ liệu bạn cần.
4. Báo cáo
Báo cáo được sử dụng để trình bày một đối tượng bằng cách định dạng, tính toán, tổng hợp từ các dữ liệu có sẵn. Từ đó giúp cơ sở dữ liệu trở nên dễ đọc hơn. Bạn có thể tạo báo cáo từ bất kỳ bảng, biểu mẫu hoặc truy vấn nào.
Chức năng chính của Microsoft Access
Microsoft Access không chỉ cung cấp những tính năng cơ bản mà còn cập nhật thêm những tính năng chi tiết giúp cho việc tạo bảng thuận tiện hơn. Với Access, bạn có thể phát triển một hệ thống quản lý thông tin dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Access cũng có thể giúp quản trị dữ liệu trong một số mảng của doanh nghiệp lớn như quản lý thông tin bán hàng, đơn hàng, sản phẩm, đặt hàng và nhiều hơn nữa.
Một số chức năng chính của Access bao gồm:
- Tự động tạo bảng cho phù hợp với thông tin.
- Lưu trữ thông tin.
- Nhắc nhở cập nhật thông tin.
- Đưa kết quả và xuất thông tin.
- Thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng với nhau.
Sử dụng Access khi nào? Tại sao cần sử dụng Microsoft Access?
Phần mềm Access được sử dụng rất nhiều trong công việc hiện nay, đặc biệt là trong các ngành kế toán, kinh tế, tài chính, nơi phải nhập dữ liệu và quản lý dữ liệu như quản lý kho, sản phẩm, thông tin nhân sự và thông tin khách hàng.
Ngoài ra, sử dụng Microsoft Access mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:
- Công cụ giúp quản lý dữ liệu hiệu quả: Access được thiết kế cho mọi đối tượng sử dụng để quản lý dữ liệu cho tất cả các ngành nghề. Đặc biệt, nếu bạn sở hữu nhiều dữ liệu dạng bảng có liên kết với nhau, Access sẽ là công cụ tuyệt vời để thống kê và quản trị chúng.
- Tạo cơ sở dữ liệu dễ dàng kể cả khi không rành IT: Microsoft Access có đầy đủ công cụ giúp bạn xây dựng và phát triển cơ sở dữ liệu dễ dàng ngay cả khi không am hiểu lĩnh vực IT, thiết kế. Điều này rất phù hợp đối với những người mới bắt đầu học tập và tìm hiểu về cơ sở dữ liệu, quản trị cơ sở dữ liệu, kiến trúc dữ liệu, ngôn ngữ SQL.
- Phần mềm hoàn toàn miễn phí: Hiện tại, Microsoft đã phát triển phiên bản Access miễn phí dành cho Web và Di Động khá hoàn thiện. Phần mềm này nằm trong bộ công cụ văn phòng Office Online.
Sự khác biệt giữa Microsoft Access và Microsoft Excel
Microsoft Excel được sử dụng để hiển thị dữ liệu theo hàng ngang và hàng dọc. Dữ liệu thường được lưu trữ trong các ô và có thể thêm biểu đồ, đồ họa để dễ nhìn hơn. Excel khóa toàn bộ bảng tính sau khi truy cập, làm cho người khác không thể chỉnh sửa các mục khác hoặc thêm mục mới.
Microsoft Access là một chương trình cơ sở dữ liệu, sử dụng ID duy nhất và danh sách dữ liệu có thể chỉnh sửa để lưu trữ thông tin chi tiết về một lượng lớn các mục. Access được thiết kế để có nhiều người dùng làm việc trong cùng các file DB cùng với các mục đề phòng an toàn khác nhau để bảo vệ dữ liệu. Cơ sở dữ liệu được tạo trong Access được lưu trong các bảng với phần mở rộng .mdb.
Cách sử dụng Microsoft Access
Dưới đây là các bước chi tiết để sử dụng Microsoft Access cơ bản.
Tạo cơ sở dữ liệu
- Truy cập trên thanh công cụ của Access, chọn File và tiếp tục chọn New.
- Đặt tên File tương ứng với nội dung trong dữ liệu. Bạn cũng có thể thay đổi tên File khi đã lưu bằng cách nhấn chuột phải vào File sau đó chọn Rename để thay đổi tên file mới.
Nhập dữ liệu
- Xác định cấu trúc dữ liệu bằng cách xác định thông tin dữ liệu và tìm một hình thức cơ sở dữ liệu sao cho hợp lý.
- Tạo bảng đầu tiên bằng cách nhập nội dung vào từng dạng riêng biệt.
- Nhập dữ liệu khác bằng cách chọn Tab External Data, sau đó chọn tập tin muốn nhập và tiếp tục chọn Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu và Xác định vị trí lưu mới.
- Chèn cột, hình ảnh bằng các thanh công cụ trong Microsoft Access.
Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng
- Cần hiểu được các hoạt động của các khóa.
- Chọn Tab, chọn Database Tools và tiếp tục chọn Relationship.
- Tạo mối quan hệ bằng cách nhấn giữ chuột từ bảng này tới bảng khác, sau đó chọn mục Enforce Referential Integrity khi tạo liên hệ.
Tạo một truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn
- Mở công cụ Query Design, sau đó chọn Create và tiếp tục chọn Tiếp tục thiết kế truy vấn.
- Chọn The Show Table, sau đó nhấp chuột vào bảng cần chạy truy vấn và tiếp tục nhấp Close.
- Thêm trường được tạo ra, tiếp tục nhấp chuột vào cột truy vấn và sau đó chọn Design.
- Thêm tiêu chuẩn cần thiết.
- Nhấp chọn Design sau đó chọn Run để xem kết quả hoặc nhấn Ctrl + S để lưu truy vấn.
Tạo và dùng biểu mẫu
- Chọn bảng cần tạo biểu mẫu.
- Nhấn chọn nút Form trong Tab mới để tạo một biểu mẫu tự động các trường trong bảng.
- Điều hướng biểu mẫu mới bằng cách sử dụng các nút mũi tên để di chuyển giữa các hồ sơ.
Tạo một báo cáo
- Chọn bảng hoặc truy vấn.
- Nhập tab mới.
- Thiết lập nguồn cho báo cáo trống.
- Thêm trường vào báo cáo.
- Thêm nhóm vào báo cáo.
- Lưu và chia sẻ.
Đó là những bước căn bản để sử dụng Microsoft Access. Với Access, bạn có thể quản lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Lời kết
Ứng dụng Microsoft Access trong công việc giúp tiết kiệm thời gian và các liên kết được tạo ra giúp thông tin, dữ liệu sử dụng linh hoạt hơn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu hơn về Microsoft Access là gì và cách sử dụng của nó. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ nhanh chóng!
